Plus qu'une tendance, la dématérialisation fait partie des enjeux actuels en matière de transition numérique pour les administrations et les entreprises. Mais quels sont les avantages de sa mise en œuvre dans une entreprise ? Sous quelle forme doit-elle être développée ?
Qu'est-ce que la dématérialisation ?
L'ensemble du processus de transformation d'un support physique en support numérique est appelé dématérialisation. Sur le site
www.universign.com, vous rencontrez deux types de numérisation qui peuvent être adoptés : la dématérialisation duplicative qui consiste à transformer un document au format papier en son équivalent numérique et la dématérialisation native qui concerne les documents reçus directement au format numérique. Les étapes de la dématérialisation consistent à numériser, indexer, archiver et certifier les documents. En outre, elle implique une dynamique plus large de changement numérique, notamment une transformation de l'espace de travail, des outils, des échanges, des procédures et des activités.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
Tout d'abord, la dématérialisation assure une transformation et une optimisation en profondeur des processus de circulation des documents. Grâce à une meilleure gouvernance de l'information et à l'automatisation du traitement des données, non seulement les coûts de stockage des dossiers papier sont considérablement réduits, mais l'entreprise peut aussi gagner en productivité. En effet, la dématérialisation permet de gagner de l'espace en libérant les locaux qui étaient réservés aux archives papier. De plus, les employés de l'entreprise peuvent évidemment bénéficier d'un gain de temps de travail par la suppression de plusieurs tâches chronophages. Pour finir, la dématérialisation assure une traçabilité optimale des documents et réduit les risques de leur perte.
Comment mettre en œuvre la dématérialisation ?
Il est nécessaire d'avancer par étapes lors de la mise en œuvre de la transition numérique. De plus, plusieurs processus sont nécessaires dans une démarche de dématérialisation. Tout d'abord, en partant du fonctionnement actuel de l'entreprise, il est nécessaire d'étudier en détail le processus de traitement de chaque flux afin de définir les priorités sur les tâches à réaliser. Par la suite, il est important de connaître tous les collaborateurs directement concernés afin de concevoir une solution efficace, personnalisée et adaptée à tous les métiers de l'entreprise. Enfin, il est conseillé de faire appel à un professionnel pour réussir un projet de dématérialisation. En effet, la gestion d'un projet de transition numérique nécessite la maîtrise de plusieurs aspects, notamment techniques, documentaires, réglementaires, normatifs, organisationnels, etc. ainsi que le respect d'un planning et d'un budget précis.